Nội dung bài viết
- Doanh nghiệp nào bắt buộc có kế toán trưởng?
- Doanh nghiệp siêu nhỏ là gì?
- Chưa tìm được kế toán trưởng thì làm thế nào?
- Tiêu chuẩn của kế toán trưởng là gì?
- Thuê dịch vụ làm kế toán trưởng bên ngoài có được không?
- So sánh ba cách thuê kế toán trưởng
- Ai chịu trách nhiệm khi thuê kế toán trưởng?
- Để trống vị trí kế toán trưởng có rủi ro gì?
- Cách chọn nơi cho thuê kế toán trưởng
- Khi nào nên chuyển sang kế toán thuế trọn gói?
- Căn cứ pháp lý
Thuê kế toán trưởng là cách để doanh nghiệp nhỏ có người đủ tiêu chuẩn đứng đầu bộ phận kế toán mà không phải trả lương cố định cho kế toán trưởng toàn thời gian. Luật Kế toán 2015 cho phép thuê, miễn là người đó đủ tiêu chuẩn như kế toán trưởng tuyển trực tiếp. Doanh nghiệp siêu nhỏ còn được nhẹ hơn: chỉ cần bổ nhiệm người phụ trách kế toán, chưa bắt buộc có kế toán trưởng.
Doanh nghiệp nào bắt buộc có kế toán trưởng?
Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng. Với doanh nghiệp, ngoại lệ duy nhất là doanh nghiệp siêu nhỏ, chỉ cần bổ nhiệm người phụ trách kế toán. Vì vậy câu hỏi đầu tiên là doanh nghiệp của bạn có thuộc diện siêu nhỏ hay không.
Doanh nghiệp siêu nhỏ là gì?
Theo Nghị định 80/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp siêu nhỏ có không quá 10 lao động tham gia bảo hiểm xã hội bình quân năm, đồng thời đáp ứng một trong hai mức sau:
- Nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng: doanh thu năm không quá 3 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng.
- Thương mại, dịch vụ: doanh thu năm không quá 10 tỷ đồng hoặc tổng nguồn vốn không quá 3 tỷ đồng.
Vượt các mức trên thì cần có kế toán trưởng. Doanh nghiệp siêu nhỏ vẫn có thể chọn có kế toán trưởng nếu chủ muốn có người đủ chuyên môn chịu trách nhiệm số liệu.
Chưa tìm được kế toán trưởng thì làm thế nào?
Nghị định 174/2016/NĐ-CP cho phép đơn vị chưa bổ nhiệm ngay được kế toán trưởng thì cử người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng. Thời gian phụ trách kế toán tối đa là 12 tháng, sau đó phải bố trí người làm kế toán trưởng. Người phụ trách kế toán thay kế toán trưởng phải đủ tiêu chuẩn tương tự.
Tiêu chuẩn của kế toán trưởng là gì?
Điều 54 Luật Kế toán 2015 quy định kế toán trưởng phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, chấp hành pháp luật; không thuộc nhóm người bị cấm làm kế toán.
- Có chuyên môn kế toán từ trình độ trung cấp trở lên.
- Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng.
- Có thời gian làm kế toán thực tế ít nhất 2 năm nếu trình độ đại học trở lên, hoặc ít nhất 3 năm nếu trình độ trung cấp, cao đẳng.
Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định thêm: doanh nghiệp không có vốn nhà nước và vốn điều lệ dưới 10 tỷ đồng chỉ cần kế toán trưởng từ trung cấp; doanh nghiệp lớn hơn thuộc nhóm đòi hỏi từ đại học.
Lưu ý: Luật cấm bố trí hoặc thuê người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn. Trước khi ký, hãy xem bản sao chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng và bằng cấp của người sẽ đứng tên.
Thuê dịch vụ làm kế toán trưởng bên ngoài có được không?
Được. Điều 56 Luật Kế toán 2015 và Điều 22 Nghị định 174/2016/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp không dùng ngân sách nhà nước thuê bên cung cấp dịch vụ kế toán làm kế toán, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán. Việc thuê phải lập thành hợp đồng bằng văn bản; bên thuê cung cấp đầy đủ thông tin và trả phí đúng hẹn.
Với doanh nghiệp đã có người nhập liệu, đây thường là cách vừa đủ: người nhập liệu lo việc hằng ngày, còn kế toán trưởng thuê ngoài soát sổ, duyệt tờ khai, xác nhận số liệu. Công việc cụ thể xem ở trang dịch vụ kế toán trưởng của Hải Châu.
Lưu ý: Từ 01/7/2026 đến hết 28/02/2027, theo Nghị quyết 66.18/2026/NQ-CP, một số quy định về điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán (như giấy chứng nhận đủ điều kiện, kế toán viên hành nghề) được tạm không thực hiện, và Nghị quyết 66.17/2026/NQ-CP đưa dịch vụ kế toán ra khỏi danh mục ngành nghề có điều kiện. Tiêu chuẩn của người được cử làm kế toán trưởng vẫn giữ nguyên. Sau 28/02/2027 quy định có thể thay đổi, nên hỏi lại điều kiện hiện hành khi gia hạn hợp đồng.
So sánh ba cách thuê kế toán trưởng
Bảng dưới đây so sánh ba cách, không kèm con số vì chi phí mỗi nơi mỗi khác.
| Tiêu chí | Toàn thời gian | Bán thời gian (cá nhân) | Thuê qua đơn vị dịch vụ |
|---|---|---|---|
| Chi phí | Lương cố định mỗi tháng, thêm bảo hiểm và các khoản theo hợp đồng lao động | Thấp hơn toàn thời gian, tùy số buổi làm | Theo phạm vi và khối lượng chứng từ, thường là phí trọn gói theo tháng |
| Có mặt tại doanh nghiệp | Hằng ngày | Theo lịch thỏa thuận | Theo hợp đồng: soát xét định kỳ hoặc hằng tuần |
| Khi người đó nghỉ việc | Phải tuyển lại, công việc dễ đứt đoạn | Rủi ro tương tự | Đơn vị dịch vụ cử người khác thay |
| Phù hợp với | Doanh nghiệp lớn, nhiều nghiệp vụ mỗi ngày | Doanh nghiệp nhỏ đã quen người đó | Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần đủ tiêu chuẩn mà không muốn gánh lương cố định |
Nếu chọn bán thời gian, hãy hỏi người đó đang làm cho bao nhiêu nơi, vì kế toán trưởng phải có thời gian soát sổ thật chứ không chỉ ký tên.
Ai chịu trách nhiệm khi thuê kế toán trưởng?
Thuê người làm kế toán trưởng không có nghĩa là chủ doanh nghiệp hết trách nhiệm. Theo Điều 50 Luật Kế toán 2015, người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, bố trí hoặc thuê kế toán trưởng, và chịu trách nhiệm liên đới với sai phạm thuộc phạm vi mình quản lý.
Bên cung cấp dịch vụ và người được thuê chịu trách nhiệm về thông tin, số liệu do mình cung cấp theo hợp đồng (Điều 56). Vì vậy hợp đồng cần ghi rõ phạm vi công việc và trách nhiệm mỗi bên.
Để trống vị trí kế toán trưởng có rủi ro gì?
Nghị định 41/2018/NĐ-CP (Điều 17) xử phạt hành vi không tổ chức bộ máy kế toán, không bố trí hoặc không thuê người làm kế toán trưởng theo quy định: 10–20 triệu đồng với cá nhân. Tổ chức bị phạt gấp 2 lần mức của cá nhân, tức 20–40 triệu đồng. Bố trí hoặc thuê kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn còn bị phạt nặng hơn, và có thể buộc bổ nhiệm lại người đủ tiêu chuẩn.
Ngoài tiền phạt, rủi ro thực tế còn lớn hơn: không ai soát hóa đơn đầu vào, tờ khai nộp sai hạn, báo cáo tài chính ký khi chưa có người đủ chuyên môn xác nhận. Khi bị kiểm tra, chủ doanh nghiệp là người giải trình đầu tiên. Có thể xem trước dịch vụ tư vấn quản lý rủi ro về thuế .
Lưu ý: Mức phạt nêu theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Nghị định 132/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 21/5/2026) có sửa một số điều của nghị định này, nên cần hỏi lại mức hiện hành khi dùng cho một vụ việc cụ thể.
Cách chọn nơi cho thuê kế toán trưởng
Dùng danh sách dưới đây để hỏi trực tiếp trước khi ký:
- Người đứng tên là ai: xin tên, bản sao chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng và bằng cấp; không nhận lời hứa chung chung.
- Phạm vi công việc: soát sổ bao lâu một lần, có duyệt tờ khai thuế, có ký báo cáo tài chính hay không.
- Hợp đồng bằng văn bản: ghi rõ quyền, trách nhiệm, cách bàn giao, bảo mật thông tin tài chính.
- Người thay thế: nếu người đó nghỉ hoặc ốm, ai thay và trong bao lâu.
- Phí rõ ràng: báo giá theo khối lượng chứng từ, không phát sinh ngoài hợp đồng.
Khi nào nên chuyển sang kế toán thuế trọn gói?
Thuê kế toán trưởng phù hợp khi doanh nghiệp đã có người ghi sổ, nhập chứng từ và cần một người đủ chuyên môn soát và chịu trách nhiệm. Nếu doanh nghiệp chưa có kế toán nội bộ, hoặc kế toán nghỉ mà chưa kịp tuyển, dịch vụ kế toán thuế trọn gói (từ 1.000.000 đồng/tháng) làm thay từ ghi sổ đến khai thuế, đỡ phải ghép nhiều bên. Cần lập hoặc soát báo cáo cuối năm thì dùng riêng dịch vụ làm báo cáo tài chính.
Còn nếu muốn có người độc lập đứng cạnh kế toán nội bộ để tổ chức bộ máy, kiểm soát chứng từ và đại diện bộ phận kế toán làm việc với cơ quan thuế, kế toán trưởng thuê ngoài của Hải Châu là lựa chọn gần với nhu cầu đó. Người phụ trách hồ sơ tại Hải Châu có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng; sai sót do lỗi của Hải Châu thì Hải Châu chịu trách nhiệm theo hợp đồng dịch vụ. Gọi 0814 533 888 để nhận báo giá theo khối lượng chứng từ trong 5 phút.
Căn cứ pháp lý
- Luật Kế toán 88/2015/QH13: Điều 13 khoản 8, Điều 50, Điều 54, Điều 56.
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Điều 20 (kế toán trưởng, phụ trách kế toán), Điều 21 (tiêu chuẩn), Điều 22 (thuê dịch vụ).
- Nghị định 80/2021/NĐ-CP (Điều 5): tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ.
- Nghị định 41/2018/NĐ-CP (Điều 17), được Nghị định 132/2026/NĐ-CP sửa đổi một số điều từ 21/5/2026: xử phạt vi phạm trong lĩnh vực kế toán.
- Nghị quyết 66.17/2026/NQ-CP và 66.18/2026/NQ-CP: tạm không thực hiện điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán từ 01/7/2026 đến hết 28/02/2027.
