Nội dung bài viết
- Sổ theo dõi công cụ dụng cụ là gì?
- Công cụ dụng cụ và tài sản cố định khác nhau thế nào?
- Mẫu sổ CCDC: cách ghi từng cột
- Ví dụ ngắn: bộ phận Kế toán
- Phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí
- Lỗi hay gặp khi theo dõi công cụ dụng cụ
- Liên hệ với các sổ khác
- Hải Châu làm gì cho bạn
- Hồ sơ bạn cần chuẩn bị
- Căn cứ pháp lý
Công cụ dụng cụ (CCDC) là những món dùng nhiều lần nhưng giá trị nhỏ hoặc thời gian dùng ngắn, chưa đủ chuẩn để gọi là tài sản cố định: máy tính, bàn ghế, điện thoại, dụng cụ cầm tay… Sổ theo dõi CCDC cho biết món nào giao cho bộ phận hay người nào, giá bao nhiêu, đã ghi giảm chưa. Mẫu của Bộ Tài chính là S22-DN (Thông tư 99/2025) hoặc S10-DNN (Thông tư 133/2016).
Sổ theo dõi công cụ dụng cụ là gì?
Mẫu S22-DN có tên đầy đủ "Sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng". Mỗi phòng, ban hoặc mỗi người sử dụng có một sổ riêng, cho thấy ai đang giữ món nào. Nhờ vậy khi kiểm kê, bạn đối chiếu được món trên sổ với món thực tế.
Sổ này chỉ theo dõi hiện vật và giá trị ban đầu. Phần chi phí phân bổ từng tháng nằm ở bảng phân bổ riêng của kế toán.
Công cụ dụng cụ và tài sản cố định khác nhau thế nào?
| Tiêu chí | Công cụ dụng cụ | Tài sản cố định |
|---|---|---|
| Giá trị | Dưới 30 triệu đồng một món (hoặc không đủ điều kiện khác) | Nguyên giá từ 30 triệu đồng trở lên |
| Thời gian dùng | Có thể dưới hoặc trên 1 năm | Trên 1 năm |
| Cách đưa vào chi phí | Tính một lần hoặc phân bổ dần (tài khoản 242 "Chi phí chờ phân bổ") | Trích khấu hao hằng tháng |
| Sổ theo dõi | S22-DN / S10-DNN | S21-DN, S23-DN / S09-DNN, S11-DNN |
Mức 30 triệu đồng lấy theo Thông tư 45/2013/TT-BTC về quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định (đã sửa đổi). Theo Quyết định 1760/QĐ-BTC ngày 01/7/2026, thông tư này tiếp tục có hiệu lực cho kỳ tính thuế TNDN 2025 và đến khi có văn bản thay thế (không quá 31/12/2026). Hãy kiểm tra văn bản mới khi lập sổ cho kỳ sau.
Mẫu sổ CCDC: cách ghi từng cột
Phần đầu sổ ghi năm và tên đơn vị sử dụng (phòng, ban hoặc người dùng). Phần thân chia hai nửa: ghi tăng và ghi giảm.
| Nhóm | Cột | Ghi gì |
|---|---|---|
| Ghi tăng | A, B – Chứng từ | Số và ngày phiếu nhập, biên bản giao nhận. |
| C – Tên, nhãn hiệu, quy cách | Ví dụ: Máy tính để bàn Dell, mã CC-001. | |
| D – Đơn vị tính | Cái, bộ… | |
| 1 – Số lượng | Số lượng giao. | |
| 2 – Đơn giá | Giá của một đơn vị. | |
| 3 – Số tiền (= 1 × 2) | Thành tiền. | |
| Ghi giảm | E, G – Chứng từ | Số và ngày biên bản thu hồi, thanh lý, báo hỏng, báo mất. |
| H – Lý do | Hỏng, mất, hết hạn dùng, chuyển bộ phận khác. | |
| 4, 5 – Số lượng, số tiền | Số lượng và giá trị ghi giảm. | |
| I – Ghi chú | Thông tin thêm. |
Ví dụ ngắn: bộ phận Kế toán
| Ngày | Chứng từ | Tên CCDC | Số lượng | Đơn giá | Tăng | Giảm |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 05/03 | PX 012 | Máy tính để bàn | 2 | 12.000.000 | 24.000.000 | |
| 20/09 | BB 03 | Máy tính hỏng, thanh lý 1 cái | 1 | 12.000.000 | 12.000.000 |
Sau dòng thứ hai, bộ phận Kế toán còn 1 máy, giá trị ghi trên sổ 12.000.000 đồng.
Phân bổ công cụ dụng cụ vào chi phí
Theo Thông tư 99/2025, tài khoản 242 được đổi tên thành "Chi phí chờ phân bổ", gồm cả công cụ dụng cụ dùng trong nhiều kỳ kế toán. CCDC giá trị nhỏ có thể tính toàn bộ vào chi phí một lần. Thời gian phân bổ do doanh nghiệp xác định hợp lý và dùng nhất quán.
Ví dụ: mua 5 máy tính, mỗi máy 12.000.000 đồng (chưa thuế GTGT), tổng 60.000.000 đồng, dự kiến dùng 24 tháng. Mỗi tháng phân bổ 60.000.000 ÷ 24 = 2.500.000 đồng vào chi phí của bộ phận sử dụng. Máy giao cho bộ phận nào thì chi phí tính cho bộ phận đó.
Bảng phân bổ thường có các cột: tên CCDC, ngày bắt đầu dùng, nguyên giá, số tháng phân bổ, mức phân bổ mỗi tháng, đã phân bổ lũy kế, còn lại. Bảng này do kế toán tự lập, đi kèm sổ theo dõi.
Lỗi hay gặp khi theo dõi công cụ dụng cụ
- Giao không có biên bản: khi mất hoặc hỏng không biết ai chịu trách nhiệm.
- Không ghi giảm khi hỏng, mất, thanh lý: sổ vẫn còn món mà thực tế không còn, kiểm kê sẽ lệch.
- Phân bổ sai kỳ: bắt đầu phân bổ từ tháng mua dù chưa đưa vào dùng, hoặc quên ngừng khi đã hết hạn.
- Nhầm với tài sản cố định: món từ 30 triệu đồng trở lên, dùng trên 1 năm mà ghi CCDC sẽ bị coi là sai bản chất chi phí.
- Hóa đơn mua từ 5 triệu đồng trả bằng tiền mặt: có thể mất quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Nên trả chuyển khoản.
Lưu ý: Dụng cụ phục vụ sản xuất còn nằm trong kho thì theo dõi ở sổ kho xuất nhập tồn. Chỉ khi xuất cho bộ phận sử dụng mới ghi vào sổ theo dõi CCDC.
Liên hệ với các sổ khác
Khi kiểm kê, CCDC và tài sản cố định thường được rà cùng đợt, nên bạn nên đọc cả bài về sổ theo dõi tài sản cố định. Số dư tài khoản 242 lên báo cáo tài chính và bảng cân đối tài khoản. Các loại sổ khác xem trong chuyên mục hoàn thiện sổ sách.
Hải Châu làm gì cho bạn
- Phân loại từng món mua: tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay chi phí tính ngay.
- Lập sổ theo dõi CCDC theo bộ phận hoặc người sử dụng theo mẫu đang áp dụng.
- Lập bảng phân bổ, tính mức phân bổ hằng tháng và đưa vào chi phí đúng kỳ.
- Soạn mẫu biên bản giao nhận, báo hỏng, thanh lý.
- Đối chiếu sổ với số liệu kiểm kê và báo cáo tài chính.
Chi tiết xem tại dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán. Báo giá theo khối lượng chứng từ; gọi 0814 533 888 để nhận báo giá trong 5 phút.
Hồ sơ bạn cần chuẩn bị
- Hóa đơn mua công cụ dụng cụ, chứng từ thanh toán.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận cho từng bộ phận.
- Danh sách CCDC đang dùng và biên bản kiểm kê gần nhất.
- Biên bản báo hỏng, mất, thanh lý (nếu có).
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 99/2025/TT-BTC (ký 27/10/2025): áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026; Điều 12, Phụ lục II (tài khoản 242 "Chi phí chờ phân bổ") và Phụ lục III (mẫu S22-DN).
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Điều 88 và Phụ lục 4 (mẫu S10-DNN).
- Thông tư 45/2013/TT-BTC (đã sửa đổi): tiêu chuẩn tài sản cố định, tiếp tục có hiệu lực theo Quyết định 1760/QĐ-BTC ngày 01/7/2026.
Chưa rõ món nào là tài sản, món nào là công cụ dụng cụ? Gọi hoặc nhắn Zalo 0814 533 888 để Hải Châu giúp bạn.
Câu hỏi thường gặp
Công cụ dụng cụ khác tài sản cố định ở điểm nào?
Công cụ dụng cụ mua về có phải phân bổ nhiều tháng không?
Mất hoặc hỏng công cụ dụng cụ ghi sổ thế nào?
Có bắt buộc phải mở sổ theo dõi công cụ dụng cụ không?
Cần Hải Châu hỗ trợ sổ theo dõi công cụ dụng cụ: mẫu, cách ghi và phân bổ 2026?Tư vấn miễn phí, báo giá trong 5 phút.
Nhận báo giá Chat Zalo
