Nội dung bài viết
- Công cụ dụng cụ là gì và khác tài sản cố định thế nào?
- Công cụ dụng cụ có khấu hao không? Đúng thuật ngữ là "phân bổ"
- Có những cách phân bổ công cụ dụng cụ nào?
- Tính một lần vào chi phí
- Phân bổ nhiều kỳ
- Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ tối đa bao lâu?
- Hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ bằng tài khoản 242 và 153
- Ví dụ: mua 5 máy tính, phân bổ 24 tháng
- Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ có được trừ khi tính thuế TNDN không?
- Lỗi hay gặp khi phân bổ công cụ dụng cụ
- Hải Châu hỗ trợ gì cho bạn
- Hồ sơ bạn cần chuẩn bị
- Căn cứ pháp lý
Công cụ dụng cụ (CCDC) là những món doanh nghiệp dùng nhiều lần nhưng giá trị nhỏ, chưa đủ chuẩn là tài sản cố định, như máy tính, bàn ghế, máy khoan, đồng phục bảo hộ. Kế toán không gọi là "khấu hao" mà gọi là phân bổ: chia giá mua thành nhiều phần đều nhau rồi đưa dần vào chi phí từng tháng. Để chi phí này được tính khi nộp thuế TNDN, thời gian phân bổ tối đa là 3 năm.
Công cụ dụng cụ là gì và khác tài sản cố định thế nào?
Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định (TSCĐ). Kế toán gộp "công cụ" và "dụng cụ" làm một nhóm, quản lý gần giống nguyên vật liệu.
| Tiêu chí | Công cụ dụng cụ | Tài sản cố định |
|---|---|---|
| Nguyên giá một món | Dưới 30 triệu đồng | Từ 30 triệu đồng trở lên |
| Thời gian dùng | Có thể ngắn hoặc dài | Trên 1 năm |
| Đưa vào chi phí bằng | Phân bổ (hoặc tính một lần nếu giá trị nhỏ) | Khấu hao |
| Tài khoản | 153, 242 | 211, 214 |
Mức 30 triệu đồng lấy theo Thông tư 45/2013/TT-BTC; theo Quyết định 1760/QĐ-BTC ngày 01/7/2026, thông tư này tiếp tục có hiệu lực cho kỳ tính thuế TNDN 2025 và đến khi có văn bản thay thế (không quá 31/12/2026). Chi tiết về tài sản lớn xem bài sổ theo dõi tài sản cố định.
Công cụ dụng cụ có khấu hao không? Đúng thuật ngữ là "phân bổ"
"Khấu hao" dành cho tài sản cố định, có thêm tài khoản hao mòn (214). Công cụ dụng cụ không có tài khoản hao mòn, nên giá trị được trừ dần ngay trên tài khoản 242 và đưa vào chi phí theo từng kỳ. Ngoài đời, nhiều người vẫn nói "khấu hao công cụ dụng cụ" và cách tính đường thẳng giống nhau, nhưng trên sổ sách và tờ khai nên dùng chữ "phân bổ".
Có những cách phân bổ công cụ dụng cụ nào?
Tính một lần vào chi phí
Món giá trị nhỏ, dùng nhanh thì ghi toàn bộ vào chi phí ngay khi xuất dùng. Thông tư 99/2025 cho phép làm vậy ("có thể"); Thông tư 133/2016 ghi là "phải" ghi một lần. Pháp luật không ấn định mức tiền thế nào là nhỏ, nên doanh nghiệp tự đặt ngưỡng trong quy chế hạch toán (ví dụ dưới 5 triệu đồng một món) và áp dụng thống nhất.
Phân bổ nhiều kỳ
Món giá trị lớn hơn, dùng qua nhiều kỳ kế toán thì ghi vào tài khoản 242 rồi phân bổ dần theo thời gian dự kiến sử dụng hữu ích. Phổ biến nhất là phân bổ đường thẳng: mỗi tháng một mức bằng nhau, bắt đầu từ tháng đưa vào sử dụng.
Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ tối đa bao lâu?
Chế độ kế toán (Thông tư 99/2025) không đặt mức tối đa; doanh nghiệp tự chọn theo thời gian dùng dự kiến. Phía thuế thì có giới hạn: theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí mua công cụ dụng cụ không đủ chuẩn tài sản cố định được phân bổ dần vào chi phí nhưng tối đa không quá 3 năm. Vì vậy nên chọn từ 36 tháng trở xuống để số liệu sổ sách khớp với tờ khai quyết toán.
Hạch toán phân bổ công cụ dụng cụ bằng tài khoản 242 và 153
Tài khoản 153 "Công cụ, dụng cụ" dùng khi nhập kho. Tài khoản 242 "Chi phí chờ phân bổ" (tên cũ theo Thông tư 200 và 133 là "Chi phí trả trước") giữ phần chưa phân bổ. Có hai đường:
- Nhập kho rồi xuất dùng: nhập kho ghi Nợ 153, Nợ 133 (thuế GTGT được khấu trừ) / Có 111, 112, 331. Khi xuất dùng nhiều kỳ ghi Nợ 242 / Có 153.
- Mua về dùng ngay, không qua kho: ghi Nợ 242, Nợ 133 / Có 111, 112, 331.
- Mỗi tháng phân bổ: Nợ 642 (hoặc 641, 627 tùy bộ phận dùng) / Có 242.
Ví dụ: mua 5 máy tính, phân bổ 24 tháng
Ngày 05/11/2026 công ty mua 5 máy tính, mỗi máy 12.000.000 đồng (chưa thuế GTGT), tổng 60.000.000 đồng, chuyển khoản cho nhà cung cấp, đưa vào dùng ở bộ phận văn phòng từ tháng 11/2026. Dự kiến dùng 24 tháng.
| Thời điểm | Bút toán | Số tiền (đồng) |
|---|---|---|
| Khi mua, dùng ngay | Nợ 242 / Có 112 | 60.000.000 (chưa gồm thuế GTGT) |
| Mỗi tháng, từ 11/2026 | Nợ 642 / Có 242 | 2.500.000 (60.000.000 ÷ 24) |
| Cuối tháng 11/2026 | Còn lại trên tài khoản 242 | 57.500.000 |
| Sau 12 tháng | Còn lại trên tài khoản 242 | 30.000.000 |
| Sau 24 tháng | Phân bổ hết, tài khoản 242 về 0 | 0 |
Thuế GTGT đầu vào (Nợ 133) được khấu trừ riêng nếu hóa đơn hợp lệ và có chứng từ thanh toán đúng quy định, không cộng vào số đem phân bổ. Số dư 242 còn lại sẽ lên báo cáo tình hình tài chính cuối kỳ; nếu kỳ hạn phân bổ ban đầu trên 12 tháng thì xếp vào dài hạn.
Lưu ý: món từ 30 triệu đồng trở lên, dùng trên một năm không được ghi như công cụ dụng cụ mà phải theo dõi là tài sản cố định và trích khấu hao.
Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Được, nếu đáp ứng điều kiện chung của khoản chi được trừ theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, áp dụng từ kỳ tính thuế 2025:
- Khoản chi thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
- Mua hàng từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản, thẻ). Mua nhiều lần dưới 5 triệu từ cùng một người bán trong cùng ngày mà cộng lại từ 5 triệu trở lên cũng tính như vậy.
- Phân bổ dần trong thời gian tối đa 3 năm.
Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm chi phí tương ứng khi quyết toán. Hóa đơn đầu vào cũng là điều kiện để khấu trừ thuế GTGT, nên một món mua tiền mặt hơn 5 triệu có thể bị loại cả hai đầu. Muốn hiểu rộng hơn về thuế TNDN, xem bài Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và văn bản hướng dẫn.
Lỗi hay gặp khi phân bổ công cụ dụng cụ
- Nhầm với tài sản cố định: món từ 30 triệu đồng, dùng trên một năm mà vẫn ghi công cụ dụng cụ.
- Phân bổ quá 3 năm: chọn 48 hoặc 60 tháng cho gọn số, dễ bị chênh với quy định thuế.
- Bắt đầu phân bổ sai tháng: tính từ tháng mua dù chưa đưa vào dùng, hoặc quên dừng khi đã hết kỳ.
- Không ghi giảm khi hỏng, mất, thanh lý: sổ vẫn còn món mà thực tế không còn, giá trị còn lại không được xử lý đúng.
- Thanh toán tiền mặt khoản từ 5 triệu: mất chi phí được trừ và có thể mất cả thuế GTGT đầu vào.
Hải Châu hỗ trợ gì cho bạn
Hải Châu rà hóa đơn mua sắm để phân loại tài sản cố định, công cụ dụng cụ hay chi phí tính ngay; lập bảng phân bổ hằng tháng; hạch toán đúng tài khoản; soát điều kiện chứng từ trước khi quyết toán thuế TNDN. Việc ghi sổ xem thêm tại dịch vụ hoàn thiện sổ sách kế toán. Báo giá theo khối lượng chứng từ; gọi 0814 533 888 để nhận báo giá trong 5 phút.
Hồ sơ bạn cần chuẩn bị
- Hóa đơn mua công cụ dụng cụ và sao kê hoặc chứng từ chuyển khoản.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận cho bộ phận dùng.
- Danh sách công cụ dụng cụ đang dùng, thời gian phân bổ đã chọn.
- Biên bản hỏng, mất, thanh lý (nếu có).
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 99/2025/TT-BTC (ký 27/10/2025): áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ 01/01/2026; Phụ lục II, tài khoản 153 "Công cụ, dụng cụ" và tài khoản 242 "Chi phí chờ phân bổ".
- Thông tư 133/2016/TT-BTC: Điều 25 (tài khoản 153) và Điều 38 (tài khoản 242), dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn áp dụng.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025: Điều 9 khoản 1 (điều kiện khoản chi được trừ, thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng) và Điều 10 khoản 6 điểm d2 (phân bổ công cụ dụng cụ tối đa 3 năm); áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Thông tư 20/2026/TT-BTC ngày 12/3/2026 hướng dẫn chi tiết.
- Thông tư 45/2013/TT-BTC (đã sửa đổi): tiêu chuẩn tài sản cố định, tiếp tục có hiệu lực theo Quyết định 1760/QĐ-BTC ngày 01/7/2026, không quá 31/12/2026.
Chưa rõ món nào là công cụ dụng cụ, nên phân bổ bao nhiêu tháng? Gọi hoặc nhắn Zalo 0814 533 888 để Hải Châu giúp bạn. Xem thêm các loại sổ khác trong chuyên mục hoàn thiện sổ sách.
